Arbeitszeit im Blick: Was Unternehmer über die neue EU-Pflicht wissen müssen

Im Mai 2019 fällte der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein wegweisendes Urteil, das die Rechte der Arbeitnehmer in der Europäischen Union erheblich stärkt. Das Urteil verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten, Systeme zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Dieses Urteil hat weitreichende Auswirkungen auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die nun sicherstellen müssen, dass Arbeitszeiten korrekt und umfassend dokumentiert werden. In diesem Artikel erfährt man, was die neue Pflicht zur Zeiterfassung bedeutet, welche Herausforderungen damit verbunden sind und wie kleine und mittelständige Unternehmen diese Anforderungen praktisch umsetzen können.

Faire und transparente Arbeitskultur

Arbeitgeber sind nun verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Dies kann durch verschiedene Methoden geschehen, wie beispielsweise elektronische Zeiterfassungssysteme, biometrische Verfahren oder manuelle Aufzeichnungen. Wichtig ist, dass das gewählte System objektiv, verlässlich und für die Mitarbeiter zugänglich ist. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die erfassten Daten korrekt und vollständig sind, um die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen und die Vergütung von Überstunden zu gewährleisten.

Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen müssen oft Lösungen finden, die sowohl kosteneffizient als auch gesetzeskonform sind.

Wie kam es überhaupt zu dieser EU-Richtlinie?

Den Stein ins Rollen brachte ein Arbeitskampf in Spanien, als sich Beschäftigte der Deutschen Bank, die über ein beachtliches globales Netzwerk an Filialen verfügt, dagegen wehrten, dass ihr Arbeitgeber ihre täglichen Arbeitszeiten nicht systematisch aufzeichnete. In der Folge zog die Gewerkschaft CCOO vor das spanische Gericht, um die Deutsche Bank zur Protokollierung der Arbeitszeiten zu zwingen. Doch die spanischen Gerichte waren bei der Bewertung des Falls uneins.

Der Nationale Gerichtshof stimmte der Position der CCOO zu, aber das Oberste Gericht war der Ansicht, es gelte lediglich eine Pflicht zur Erfassung von Überstunden. Erst mit dem Gang vor den Europäischen Gerichtshof (EuGH) konnte die Gewerkschaft den Konflikt für sich entscheiden. Die EU nahm den Fall 2019 zum Anlass, eine einheitliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung in Unternehmen EU-weit zu erwirken, die von den Mitgliedsländern in den nächsten Jahren umzusetzen sei. Während Spanien das Gesetz noch im selben Jahr implementierte, ist die EU-Richtlinie in Deutschland erst seit 2022 Realität.

Verpflichtung zur Zeiterfassung wird sich sicherlich weiterentwickeln

Zunächst ist es für Unternehmen wichtig, dass sie mit den entsprechenden Tools die Zeiterfassung online verwalten können. Die drei von der EU aufgestellten Bedingungen für das System der Zeiterfassung, dass diese verlässlich, objektiv und zugänglich zu erfolgen habe, ist auch für den Anbietervergleich von Bedeutung. Die Arbeitszeiten und Pausen müssen sicher erfasst werden können, und es ist wichtig, dass Fehltage durch Krankheit oder Urlaub ebenfalls im System integriert sind, um allen Aspekten der Arbeitszeit gerecht zu werden.

Dies kann die HR-Abteilung enorm entlasten, für die eine Softwarelösung für die Arbeitszeiterfassung ein hilfreiches Werkzeug für die Schichteinteilung sein kann. Können die Verantwortlichen die Schichtauslastung in Echtzeit verfolgen und für die nächsten Schichten einsehen, können sie bei Bedarf intervenieren und die Schichtzuweisung besser planen.

Zu diesem Zweck empfiehlt sich ein Programm mit der Anzeige des Soll- und Ist-Zustandes bei der Schichtzuweisung, um den Bedarf für jede einzelne Schicht auf die Arbeitskraft genau zu erkennen. Weiterhin sollte das Programm mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen zurechtkommen und beispielsweise Teilzeit, Gleitzeit, Vertrauensarbeit, Schichtarbeit, Rufbereitschaft, Jahresarbeitszeit und Zeitwertkonten erfassen können.

Mobile Zeiterfassung

Ein modernes Tool für die Arbeitszeiterfassung muss der Tatsache Rechnung tragen, dass im Zuge der Digitalisierung die Bindung an den Arbeitsplatz durch das Modell Home-Office abnimmt. Immer mehr Unternehmen lassen ihre Beschäftigten einen Teil der Arbeitszeit Zuhause absolvieren. Folglich muss das Tool Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich auch Zuhause oder von einem mobilen Endgerät in das System einzuloggen. Für die Identifikation der Mitarbeiter unter der Wahrung des Datenschutzes gibt es bei technischen Systemen bewährte Systeme wie PINs, biometrische Daten, individuelle RFID-Chips und das TAN-Verfahren.

Funktionen für das Selbstmanagement

Beschäftigte, die einen Teil ihrer administrativen Aufgaben selbst erledigen können, werden in ihrer Verantwortlichkeit gestärkt und entlasten die HR-Abteilung. Funktionen für das Selbstmanagement bietet ein Mitarbeiterportal. In diesem können Beschäftigte ihre Urlaubsanträge einreichen und sich krankmelden. Gleichzeitig sollten die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten selbst eintragen können, wobei dies in vielen Fällen schon durch das Ein- und Ausloggen geschehen kann.

In Deutschland beispielsweise wurde das Urteil in das Arbeitszeitgesetz integriert. Unternehmen sind daher verpflichtet, Systeme zur Arbeitszeiterfassung zu implementieren. Die Regelungen und Anforderungen können jedoch von Land zu Land variieren, was eine genaue Kenntnis der nationalen Vorschriften erforderlich macht.

Der große Wurf ist besser als Insellösungen

Im Zuge der Digitalisierung empfehlen Experten All-in-One- anstelle von Insellösungen. Solche Komplettprogramme sind einfacher zu steuern und zu verwalten, ermöglichen schnelleres und zuverlässigeres Arbeiten und vermeiden das Risiko von Datenverlusten und Inkompatibilitäten.

Das Mindeste ist eine ganzheitliche Lösung für die Arbeitszeiterfassung, anstatt einzelne Segmente auf mehrere Tools aufzuteilen. Ebenso bietet es sich an, die Ressourcen für die Zeiterfassung mit anderen Betriebsprozessen wie ERP, MES, Projektmanagement, Lohnbuchhaltung und HR-Management zu verbinden und sämtliche Funktionen in einem einheitlichen Programm zusammenzufassen. Nützliche Schnittstellen können für Softwarelösungen für die Arbeitszeiterfassung die folgenden sein:

• DATEV
• Google Kalender
• Outlook
• Projektmanagementtools wie Asana, Trello und Jira
• CRM-Systeme wie Salesforce, Hubspot, Zoho
• Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Zoom
• Buchhaltungssoftware wie LexOffice, Sage, QuickBooks und sevDesk
• Support

Die Verpflichtung zur Zeiterfassung wird in den kommenden Jahren wahrscheinlich weiterentwickelt und angepasst werden. Technologische Innovationen könnten neue, effizientere Methoden zur Zeiterfassung ermöglichen. Unternehmen sollten daher aufmerksam die Entwicklungen verfolgen und bereit sein, ihre Systeme entsprechend anzupassen.