Virtuelle Events in Zukunft: Techniktrends, Remote Studio und mehr Leads

Während der Pandemie haben sich virtuelle Veranstaltungen ihre Daseinsberechtigung erst erkämpfen müssen. Mittlerweile kann sich die Welt ohne sie nicht mehr vorstellen. Sie werden angenommen und bringen je nach Zielgruppe teilweise mehr TeilnehmerInnen als die entsprechenden Präsenzveranstaltungen. Allerdings ist nicht jeder virtuelle Event ein Erfolg! 

Vor Corona hat die Exklusiv-Muenchen Redaktion im Schnitt fünf bis acht Presse-Events in der Woche besucht. Finden diese langsam wieder, aber nur mit TimeSlot, Maske und auch Test im kleinen Kreis statt, setzen viele auf virtuelle Events.

Für die digitale Event-Version ist der Zeitaufwand kleiner, kann man sich direkt aus dem Büro, Wohnzimmer oder sogar von unterwegs zuschalten. Fragen werden via Chat oder live nach einem Handzeichen gestellt.

Haben virtuelle Events eine Zukunft?

„Digital waren wir eigentlich schon immer, aber erst die aktuellen Umstände haben uns den immensen Wert erkennen und begreifen lassen.“, so Andreas Beständig, Marketing Manager der plazz AG. ‚Virtuelle Veranstaltungen bringen eine Reihe von Vorteilen mit sich, auf die man in der Zukunft nicht verzichten möchte. Fortbildung kann flexibler und ortsunabhängig in den Berufsalltag integriert werden. Auch die Kosten für Teilnehmer und Veranstalter sind deutlich geringer. Networking kann gezielter stattfinden und die Interaktion mit Sprechern und Referenten ist digital besser messbar als analog. Leads können Sponsoren auf digitalem Weg viel leichter zugeführt werden. Aber, der persönliche Kontakt ist nach wie vor A und O.‘

Yvonne Wirsing als Geschäftsführerin vom Stadtportal ‚exklusiv-muenchen.de‘ erwartet eine neue Gewichtung bei Events. ‚Dienstleistungen die menschlichen Sinne stimulieren und den Erlebnisfaktor steigern, werden sicherlich in Zukunft an Bedeutung gewinnen. Der emotionale Mehrwert ist zentral im internen Wettbewerb mit den digitalen Alternativen‘, sieht die gelernte Journalistin als Knackpunkt.

Technische Organisation von digitalen Konferenzen

Technik-Tücken und Schwächen sind oft digitale Unzulänglichkeiten, aber nicht unser Metier. Deshalb haben wir Andreas Beständig – PR & Marketing bei der plazz AG – dazu befragt:

Was können kritische Punkte für einen virtuellen Event sein?

Andreas Beständig: ‚Einer der kritischen Faktoren ist der Video-Stream. Ohne stabiles Breitband beim Sender / Studio und guter Streaming-Technik gibt es keinen einwandfreien Livestream. Mittlerweile gehört dazu auch ein abgestimmtes Screen Design. Jeder will, dass die Streams professionell aussehen, was sich in Zwischensequenzen, Bauchbinden, Echtzeit-Umfragen und vielem mehr bemerkbar macht. Eine gute Infrastruktur ist die Grundlage bei allen Events. Was aber nicht weniger wichtig ist: Die ZuschauerInnen mit spannenden Inhalten zu fesseln. Man muss sich das wie bei einer Filmproduktion vorstellen. Bühnenbild, eine Story und gute ProtagonistInnen sind ein Muss.‘

Gute Inhalte allein reichen also nicht mehr aus? Was ist am wichtigsten?

Andreas Beständig: ‚Vor allen Dingen müssen virtuelle Konferenzen thematisch strukturiert werden. Es muss einen sogenannten roten Faden geben, der sich durch die gesamte Veranstaltung zieht. Von der Überlegung des Mottos, hin zur Konzeptionierung, Sponsorensuche, Kommunikation mit ebendiesen, Mailings, Teilnehmer-Kommunikation, Videos erstellen. Ein im Vorfeld erstellter Regieplan oder Ablaufplan ist eine hervorragende Basis. Wer ein Remote Studio verwendet, sollte sowieso minutiös alles planen.‘

Was bedeutet Remote Studio?

Andreas Beständig: ‚Remote Studio bedeutet, dass wir in Erfurt die Produktion des Live Bildes übernehmen, in dem wir eine Verbindung zu den einzelnen Sprechern aufbauen, egal ob in Deutschland oder andern Orten der Welt. Diese wird dann nach Ablaufplan in den Livestream zugeschaltet. Hier kann man außerdem Videoclips oder Präsentationen hinterlegen. Das klingt komplex, ist jedoch relativ trivial und für den Veranstalter durchaus effizient und einfach. Wir hatten einen Event für einen schwedischen Kunden, in welchem wir 27 Sprecher aus 19 Ländern sequenziell in den Livestream geschaltet haben.‘

Virtuelle Events – wohin wird die Reise gehen?

Andreas Beständig: ‚Nach fast eineinhalb Jahren Pandemie und hunderten von virtuellen Event wissen wir, dass digitale Konferenzen oder virtuelle Events sehr gut funktionieren. Was bei manchen fehlt, sind Themen auch noch über das Panel hinaus zu diskutieren, bspw. abends in lockerer Atmosphäre zusammen anzustoßen, oder einfach mal wieder echten tosenden Applaus zu hören. Ausgestaltungsmöglichkeiten sind noch vielfältig, da wird sich noch viel entwickeln. Aber alles steht und fällt mit der Technik, wenn die versagt, nicht redundant aufgebaut ist, die Plattform nicht ausreichend skaliert, oder für die Nutzer zu kompliziert ist, dann wird es eng.‘